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full form of sop

या SOP लिखित निर्देश है जो एक काम को नियनित विधि में करने की जानकारी देती है कंपनिया उनके उत्पादनों में स्थिरता और गुणवत्ता कि उन्नति के लिए SOP पर भरोसा रखते हैं कोई भी कार्य में उपयुक्त परिणाम प्राप्त करने के लिए व्यापक आदर्श कार्य प्रणाली कि रचना करने कि आवश्यकता होती है

और उसी कार्य प्रणाली को ही SOP कहते है SOP उद्योग नियमों का पालन करने के लिए , गलत संचार को कम करते हुए दक्षता / गुणवत्ता / उत्पादन / प्रदर्शन इन में एकरुपता प्राप्त करने के लिए लिखी जाती है

यह कंपनियों के द्वारा बिक्री, विपणन, ग्राहक सेवा इन जैसे अलग अलग व्यावसायिक कार्यों में निरंतरता को सुनिश्चित करने के लिए एक मानक प्रक्रिया होती है व्यवसाय प्रकृति के आधार पर यह कंपनी से कंपनी में अलग हो सकती है उदाहरण के तौर पर बैंकों / होटलों / अस्पतालों में अलग SOP होने की पुरी संभावना होती है हर छोटी कंपनियों में CEO व्यावसायिक गतिविधियों के संबंधित कंपनी के सभी महत्वपूर्ण निर्णय लेते हैं परंतु जैसे – जैसे कंपनी बडी होती जाती है उसका विस्तार होता है तो व्यावसायिक कार्यों में स्थिरता लाने के लिए एक लिखित SOP की आवश्यकता होती है

कर्मचारियों के लिए यह संदर्भ मार्गदर्शिका के तरह काम करता है कर्मचारियों को व्यावसायिक तरीके अन्य नियमित कार्य इन के आदेश समझने में मदद करता है कुछ कंपनियों में तो SOP बहुत महत्वपूर्ण होता है उनका सख्ती से पालन करने की आवश्यकता भी होती है उदाहरण के तौर पर क्लिनिकल रिसर्च / इमरजेंसी रिस्पांस / पावर प्लांट कुछ ऐसे महत्वपूर्ण क्षेत्र हैं जिसमे त्रुटियों की कोई गुंजाइश नहीं है क्योंकि ऐसी कंपनियों के SOP में कोई गलती नहीं होती अगर इनके SOP में कुछ स्टेप छूट जाते हैं तो उससे कोई बड़ी दुर्घटना हो सकती है

Importance Of SOP (SOP का महत्व)

SOP मानक संचालन प्रक्रियाओं का एक दस्तावेज़ है जो किसी कंपनी को यह सुनिश्चित करने के लिए होता है कि हर बार सेवाओं और उत्पादों को लगातार वितरित किया जा रहा है किसी भी व्यवसाय में काम करने के लिए और उस विभाग को संभालने के लिए SOP बनाते है काम को किसी भी रुकावट के बिना आगे लेके जाने के लिए SOP बहुत जरूरी है SOP का उपयोग विनियमन प्रक्रियाओं के अनुपालन को प्रदर्शित करने और संगठन में कार्यों को कैसे पूरा किया जाना चाहिए यह दिखाने के लिए किया जाता है

इसे समझने के लिए एक उदाहरण लेते है आप एक अच्छी कंपनी के मालिक है आपका खानदानी कारोबार होने कि वजह से समाज में आपके कंपनी बहुत अच्छा नाम है आपके पास एक मेहनती लोगो की टीम है जिसमें हर एक काबिल, ईमानदार और मेहनती लोग है चलिये देखते है अगर आप ने SOP का उपयोग न किया तो क्या हो सकता है अगर आपका कोई कर्मचारी को कुछ दिनों के लिए छुट्टी पे जाना हो तो जाहिर सी बात है आपको वही काम किसी दुसरे व्यक्ति के द्वारा करवाना पड़ेगा

अगर अब नया व्यक्ति नया काम करने बैठेगा जिसके पास कोई अनुभव नहीं है माना कि आपने प्रशिक्षण दिया उसको समझाया किस तरह से काम करना है फिर भी कुछ ऐसी बात होती है जो बतानी रह जाती है जिसके कारण जैसा काम चाहिए वैसा नहीं मिलता तो ऐसा क्यों होता है

और किस हिसाब से होता है क्यों कि काम करने के लिए एक विस्तृत कार्य प्रणाली थी ही नहीं इसी कारण से काम में क्वॉलिटी नहीं आती अब दूसरी तरह से देखते है अगर आपने SOP कर के उस काम को उस व्यक्ति से करवाया होता तो वह काम सही वक्त पर और अच्छी क्वॉलिटी में होता उम्मीद करता हु कि यह उदाहरण से आपको समझ में आ गया होगा की SOP क्या है और इसकी इतनी जरूरत क्या है

SOP क्यों लिखा जाता है

देखा जायें तो SOP मुख्य रूप से किसी कंपनी या व्यवसायिक संगठन में उन कार्यों के लिए लिखे जाते हैं जिन्हकों बार – बार दोहराना पढता है SOP का फायदा यह होता है कि काम वाले व्यक्ति को बार – बार यह नहीं समझाना नहीं पड़ता कि उसे काम कैसे करना है और काम करते वक्त किन बातों का ध्यान रखना है SOP के जरीए पुराने वर्कर नए वर्कर को आसानी से कोई भी काम कैसे करना है यह सीखा सकते है इससे समय – धन दोनों की बचत होगी इस कारण से व्यावसायिक गतिविधियों में अधिक संरचना बनाना, उत्पादकता में सुधार और लागत को कम कर सकता है

इस तरह के मानकी करण से प्रत्येक संगठन को लाभ नहीं होता यह व्यवसाय के मालिक पर निर्भर करता है की वह निर्धारित करे कि उनकी कंपनी के भीतर हर दिन किसी काम की पुनरावृत्ति हो सकती है या नहीं हो सकती क्या यह प्रक्रियाएं SOP के जरीये कर्मचारियों को सीखाने के लायक है किसी भी व्यवसाय या संगठन में लिखित SOP का होना निम्न कारणों से आवश्यक है

✓ स्थिरता के लिए

किसी भी व्यक्ति के द्वारा किसी काम या किसी गतिविधि को करने के तरीके में प्रक्रियाओं की निरंतरता नंबर एक कारण है एक व्यक्ति से दूसरे व्यक्ति मे जितनी अधिक अच्छी और सुसंगत प्रक्रिया होगी उतनी ही गुणवत्ता की समस्या कम होगी

✓ ग़लतियां कम करने के लिए

लिखित प्रक्रिया कार्य करने के लिए निर्देशों का सेट का विवरण देती है जब तक आपके टीम में हर एक व्यक्ति जैसा लिखा है वैसा ही कार्य करता है तो गलतीयों को कम करने की अधिक संभावना है

✓ संचार के लिए

संचार में आपके लाभ के लिए संगठन में SOP की आवश्यकता का एक बड़ा कारण है प्रक्रिया मे किए गए सुधारों के साथ ऑपरेटिंग प्रक्रियाओं को समय पर अपडेट किया जाता है जिससे प्रत्येक अपडेट के लिए नए प्रशिक्षण की आवश्यकता लगती है SOP को अपडेट करने से सभी कर्मचारियों को प्रक्रिया में बदलाव के बारे में बताया जा सकता है

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